Bedienung

Zeiten


Mit Hilfe der Zeiterfassung können die Mitarbeiter selbstständig die Arbeitszeit per App in Echtzeit oder nachträglich erfassen. Durch den angelegten Leistungsstamm und die hinterlegten Kunden und Projekte in den Stammdaten, können die erfassten Zeiten auf der Webseite ausgewertet werden. Dadurch gibt es eine gute Kontrollmöglichkeit die Aktualität der Berichte zu überprüfen.

Navigation

Sie finden das Modul Zeiten unter Navigation → Zeiten.

Felder

  • Kunden: Der Kunde aus dem Kundenstamm für dessen Projekt der Zeiteintrag erstellt wird.
  • Projekt: Das Projekt für den der Zeiteintrag erstellt wird.
  • Leistung: Die Leistung aus dem Leistungsstamm. Spiegelt die ausgeübte Tätigkeit wieder.
  • Mitarbeiter: Der Mitarbeiter auf den der Zeiteintrag erstellt wurde.
  • Datum: Datum des Zeiteintrages.
  • Leistungsart: Auswahl zwischen normal (LV) und Regie. Mit dieser option können Regieleistungen/-einträge erstellt werden.
  • Begin: Startzeit des Zeiteintrages.
  • Ende: Endzeit des Zeiteintrages.
  • Pause: Pausendauer des Zeiteintrages.
  • Bemerkung: Sie können eine individuelle Bemerkung hinterlegen.

Zeiteintrag erstellen


Klicken Sie auf . Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie die Informationen in die entsprechenden Felder ein. Es müssen alle Felder, bis auf die Bemerkung, ausgefüllt werden. Ändern Sie Beginn, Ende oder Pause wird automatisch die Gesamtzeit (Gesamt) neu berechnet. Die Gesamtzeit ist die Dauer der Tätigkeit, also von Beginn bis Ende, abzüglich der Pausendauer. Das Gesamtzeitenfeld können Sie nicht bearbeiten. Klicken Sie auf , um den Vorgang abzuschließen. Der neue Eintrag wird nun in der Übersichtstabelle angezeigt.

Zeiteintrag bearbeiten

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Zeiteintrag zu bearbeiten. Es öffnet sich dasselbe Fenster, dass sich schon beim erstellen des Zeiteintrages geöffnet hat. Bearbeiten Sie die Angaben und klicken anschließend auf .

Zeiteintrag löschen

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Zeiteintrag zu löschen.
Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mehrfachauswahl

Sie können mehrere Einträge gleichzeitig auswählen und für diese marktierten Einträge eine Aktion ausführen. Sie können Einträge

  • in ein anderes Projekt verschieben
  • die Kategorie überschreiben
  • löschen
Die Mehrfachauswahl aktivieren Sie über das blaue Kästchen links neben der Schaltfläche für das Zeitformat .

Zeitenübersicht: Übersicht über alle Zeiteinträge. Hier können neue Zeiteinträge erstellt, oder bestehende Zeiteinträge bearbeitet, bzw. gelöscht werden. Nach jeder Woche wird die Gesamtzeit pro Mitarbeiter ausgegeben. Am Ende findet sich eine Übersicht mit der Gesamtzeit und den Gesamtzeiten pro Mitarbeiter.

Der zweite Eintrag befindet sich in der grünen Kategorie, der dritte in der roten und damit gesperrten Kategorie und kann somit nicht mehr von den Mitarbeitern bearbeitet werden.

Zeiteinträge filtern und Ansicht anpassen


Der Inhaber kann alle Zeiteinträge einsehen und bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit durch verschiedene Filter die Ansicht exakt Ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Folgende Optionen bestehen:

Kategorien

Sie können Zeiteinträgen und Abwesenheiten eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Die Kategorien sind farblich kodiert und haben, bis auf die rote Kategorie, keine Aussagekraft. Die rote Kategorie ist jedoch mit einem Schloss versehen, was bedeutet, dass Zeiteinträge und Abwesenheiten mit dieser Kategorie von den Mitarbeitern nicht mehr bearbeitet werden können. Für die anderen Kategorien können Sie sich selbst ein System überlegen, wie Sie diese verwenden wollen.

Um eine Kategorie auszuwählen, klicken Sie hinten auf die weißgraue Schaltfläche rechts neben . Es öffnet sich ein Auswahlmenü mit den verschiedenen Kategorien. Einem Eintrag können auch mehrere Kategorien zugewiesen werden.

Filter setzen

Klicken Sie dazu auf . Wählen Sie alle Kunden, Projekte, Leistungen und Mitarbeiter ab, die nicht angezeigt werden sollen (kein Haken: wird ausgeblendet). Weiter können Sie auswählen, ob und welche Abwesenheiten angezeigt und welche Leistungsarten (LV/Regie) angezeigt werden sollen. Wollen Sie nur alle Abwesenheiten sehen, wählen Sie beide Leistungsarten ab. Um Kategorien zu filtern, wählen Sie die Kategorien aus, die im Filterergebnis enthalten sein sollen.

Zeiteinträge filtern: Wählen Sie einen beliebigen Filter aus.

Spalten ein- und ausblenden

Benutzen Sie dafür das Auswahlmenü links neben der Schaltfläche .

Spalten ein- und ausblenden: Wählen Sie aus, welche Spalten sichtbar sein sollen. Die Position des Mitarbeiters und die Lohnart sind standardmäßig ausgeblendet.

Spalten sortieren

Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der sortiert werden soll. Sie können durch wiederholtes Klicken auf die gleiche Spalte die Sortierungsordnung von absteigend auf aufsteigend ändern und umgekehrt.

Spaltenreihenfolge ändern

Sie können durch Drag and Drop die Reihenfolge der Spalten ändern. Klicken und halten Sie dazu die Überschrift der Spalte gedrückt, die Sie verschieben möchten. Ziehen Sie die Spalte an die entsprechende Stelle.

Zeitenformat ändern

Sie können die Gesamt- und Pausenzeiten als Dezimalzahl anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche h:mm, um von der normalen Anzeige in die Dezimalanzeige zu wechseln. Die Schaltfläche wechselt den Text auf h,m. Durch erneutes Klicken wechselt die Ansicht wieder zur ursprünglichen Version.

Zeitenformat auswählen: Zwischen Dezimalzahl und normaler Zeit wechseln.

Zeitenformat ändern

Haben Sie alle Filter nach Belieben gesetzt, können Sie die Konfiguration speichern. Tragen Sie dazu in das Feld Ansicht speichern einen Namen für die Ansicht ein. Speichern Sie die Ansicht mit der grünen Schaltfläche rechts daneben. Um eine gespeicherte Ansicht zu laden, wählen Sie die zu ladende Ansicht im Menü Ansicht wählen aus.

Zeitenansicht speichern und laden: Speichern Sie Ihren aktuellen Filter und Ansicht. Sie können die gespeicherte Ansicht jederzeit über das Auswahlmenü laden.

Tagesauswertung

Um auf einen Blick die Stunden der Mitarbeiter pro Tag zu sehen gibt es die Tagesauswertung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Tagesauswertung, um von der normalen Anzeige in die Tagesauswertung zu wechseln. Durch erneutes Klicken wechselt die Ansicht wieder zur ursprünglichen Version.

Tagesauswertung: Wechseln Sie in die Tagesansicht, um die Stunden der Mitarbeiter pro Tag zu sehen.

Arbeitszeiten

Wenn Sie Arbeitszeiten für Mitarbeiter hinterlegt haben, wird die Stundenbilanz ebenfalls angezeigt. Sie sehen, ob ein Mitarbeiter über (grün), gleich oder unter (rot) der hinterlegten Arbeitszeit gearbeitet hat. Diese Angabe wird auch in der Wochen- und der Gesamtsumme angezeigt.

Arbeitszeiten: Die Stundenbilanz wird hinter der Tages-, Wochen- und Gesamtsumme angezeigt.

Stundensätze

Wenn Sie Stundensätze für Mitarbeiter hinterlegt haben, wird die Summe pro Mitarbeiter in der Gesamtsumme ebenfalls angezeigt.

Stundensätze: Die summierten Stundensätze werden in der Gesamtsumme angezeigt.

Export


Die Zeiten können entweder als Excel oder als CSV-Datei exportiert werden. Der CSV-Export muss zuvor eingerichter werden. Weiteres können Sie in der Anleitung zu den Schnittsellen nachlesen.
Für den Excel-Export gibt es zwei Optionen:

  • Aktuelle Ansicht: Mit diesem Export werden alle Zeiteinträge in der Form, wie Sie gerade gefiltert wurden und angezeigt werden in eine Excel-Datei exportiert.
  • Regiezettel: Sie können die aktuell gefilterten Stunden in einen Regiezettel zusammenführen. Die Zeiten müssen vorher nach dem Projekt gefiltert werden, für wechles der Regiezettel erstellt werden soll. Optional kann auch das verwendete Material eingebunden werden.

Stundensätze: Die summierten Stundensätze werden in der Gesamtsumme angezeigt.


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