Bedienung

Mitarbeiter


Alle Angestellten die selbst neue Zeit-, Material, Bautagebuch oder Formulareinträge erstellen können sollen, müssen zuvor als Mitarbeiter angelegt werden. Die Rechte der Mitarbeiter können mit der Rollenzuweisung eingeschränkt werden.

Navigation

Sie finden die Mitarbeiterverwaltung unter Navigation → Einstellungen → Mitarbeiter.

Felder

  • Name: Dieser Name dient als Kennung für den Mitarbeiter und wird bei dessen zugeordneten Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträgen angezeigt. Das muss kein echter Name sein, Sie können auch ein Pseudonym angeben.
  • E-Mail: Mit dieser E-Mail-Adresse logt sich der Mitarbeiter auf der Webseite oder in der mobilen App ein. Die E-Mail-Adresse können Sie nachträglich nicht ändern. Es muss sich um eine gültige E-Mail-Adresse handeln, auf die der anzulegende Mitarbeiter auch Zugriff hat. Um seinen Account zu bestätigen und um sein Passwort zu setzen, wird an diese Adresse mittels einer E-Mail ein Link verschickt, der vom Mitarbeiter geöffnet werden muss.
  • Benutzername: Alternativ zur E-Mail-Adresse können auch Benutzername und Passwort vergeben werden. Benutzername und E-Mail können nicht gleichzeitig vergeben werden.
  • Passwort: Passwort, um sich mit dem Benutzernamen einzuloggen.
  • Position: Die Angabe der Position ist optional. Die Position wird auf Regie-Excelexporten angezeigt. Sie kann auf Wunsch im Zeitenmodul in der Zeitenübersichtstabelle eingeblendet werden.
  • Rolle: Mit der Rolle werden ausschließlich die Rechte des entsprechenden Mitarbeiters definiert. Es gibt fünf verschiedene Rollen. Es spricht prinzipiell nichts dagegen einem Auszubildenden die Rolle Vorarbeiter zu geben, wenn Sie möchten, dass dieser ebenfalls höher berechtigte Aktionen, wie z.B. Bautagebucheinträge erstellen, ausüben können soll. Untenstehend finden Sie eine Tabelle, die die Verrechtung der einzelnen Rollen beschreibt.
  • Status: Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt. Ein Inaktiver Mitarbeiter kann sich weder auf der Webseite, noch in der App einloggen. Für inaktive Mitarbeiter können keine neuen Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträge erstellt werden. Alle bisher erstellten Einträge bleiben erhalten. Inaktive Mitarbeiter können reaktiviert werden.
  • Bemerkung: Sie können zu jedem Mitarbeiter eine individuelle Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkung ist nirgends sonst einsehbar.

Mitarbeiter hinzufügen


Ihre Mitarbeiter können sich nicht selbst registrieren. Mitarbeiter müssen von Ihnen hinzugefügt werden. Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf . Geben Sie einen Namen für den Mitarbeiter an. Dieser wird überall in Digiholz für diesen Mitarbeiter angezeigt. Weiter haben Sie nun zwei Möglichkeiten fortzufahren. Geben Sie entweder die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder Benutzername und Passwort an. Die E-Mail-Adresse muss eine gültige E-Mail-Adresse sein, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat. Beim Anlegen des Mitarbeiters wird eine E-Mail an dessen Adresse geschickt mit einem Link. Mit diesem Link kann der neue Mitarbeiter sein Password festlegen und sich anschließend auf der Webseite und in der mobilen App für Android bzw. iOS einloggen. Dazu muss der Mitarbeiter den Link aufrufen. Es öffnet sich eine Digiholz Seite. Hier muss der Mitarbeiter die E-Mail-Adresse angeben mit der er den Link empfangen hat. Anschließend kann er sein Passwort vergeben. Alternativ können Sie Benutzername und Passwort vergeben. Damit kann der Mitarbeiter sich anschließend ebenfalls überall einloggen. Jedem Mitarbeiter muss eine der fünf Rollen zugewiesen werden. Jede Rolle wird unterschiedlich verrechtet. Die Berechtigungen der verschiedenen Rollen können der untenstehenden Tabelle entnommen werden.

Mitarbeiterübersicht: Übersicht über alle Mitarbeiter. Hier können neue Mitarbeiter hinzugefügt, oder bestehende Mitarbeiter bearbeitet, bzw. gelöscht werden.

Mitarbeiter erstellen/bearbeiten: Füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Mindestens der Name des Mitarbeiters und eine E-Mail-Adresse oder Benutzername und Password müssen angegeben werden. Zudem muss eine Rolle ausgewählt werden. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Probleme beim Anlegen des Mitarbeiters

Sollte der Mitarbeiter keine E-Mail bekommen haben kann der Mitarbeiter auch die Passwort vergessen Funktion verwenden. Befolgen Sie einfach die dort aufgeführten Schritte mit der E-Mail-Adresse, die Sie dem Mitarbeiter vergeben haben.

Mitarbeiter bearbeiten

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Mitarbeiter zu bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster, dass sich schon beim erstellen des Mitarbeiters geöffnet hat. Bearbeiten Sie die Angaben und klicken anschließend auf . Die E-Mail-Adresse kann nachträglich nicht geändert werden.

Mitarbeiter deaktivieren

Deaktivieren Sie einen Mitarbeiter (Status auf inaktiv), kann sich dieser Mitarbeiter nicht mehr auf der Webseite und nicht mehr in der mobilen App einloggen. Er kann somit keine neuen Einträge erstellen, bzw. bestehende bearbeiten. Inaktive Mitarbeiter können wieder aktiviert werden.

Mitarbeiter löschen

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Mitarbeiter zu löschen. Der Mitarbeiter kann sich anschließend nicht mehr auf der Webseite und nicht mehr in der mobilen App einloggen. Somit kann er keine neuen Einträge erstellen, bzw. Bestehende bearbeiten.
Dies kann nicht Rückgängig gemacht werden. Wenn Sie aus Versehen einen Mitarbeiter gelöscht haben, müssen Sie diesen als neuen Mitarbeiter anlegen. Die Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträge des gelöschten Mitarbeiters werden nicht automatisch mit dem neu angelegten Mitarbeiter verknüpft.

Berechtigungen

Inhaber / Bürokraft Vorarbeiter Facharbeiter Auszubildender
Stammdaten
Betriebsdaten bearbeiten
Zahlungsmodalitäten verwalten
Mitarbeiter, Kunden, Projekte und Leistungen anlegen
Sicherheitsformular bearbeiten
Schnittstellen verwalten
Betriebsdaten bearbeiten
Zahlungsmodalitäten verwalten
Mitarbeiter, Kunden, Projekte und Leistungen anlegen
Sicherheitsformular bearbeiten
Schnittstellen verwalten
Betriebsdaten bearbeiten
Zahlungsmodalitäten verwalten
Mitarbeiter, Kunden, Projekte und Leistungen anlegen
Sicherheitsformular bearbeiten
Schnittstellen verwalten
Betriebsdaten bearbeiten
Zahlungsmodalitäten verwalten
Mitarbeiter, Kunden, Projekte und Leistungen anlegen
Sicherheitsformular bearbeiten
Schnittstellen verwalten
Zeiten
Eigene anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
Eigene anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
Eigene anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
Eigene anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
Material
Anlegen
Eigene bearbeiten
Einträge von anderen bearbeiten
Anlegen
Eigene bearbeiten
Einträge von anderen bearbeiten
Anlegen
Einträge sehen
Einträge bearbeiten
Anlegen
Einträge sehen
Einträge bearbeiten
Bautagebuch
Anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Anlegen
Für andere anlegen
Eigene bearbeiten
Andere Einträge bearbeiten
Anlegen
Einträge sehen
Einträge bearbeiten
Anlegen
Einträge sehen
Einträge bearbeiten
Rapporte
Anlegen
Eigenen bearbeiten
Rapporte von Anderen bearbeiten
Rapporte älter als sieben Tage bearbeiten
Alle Rapporte unterschreiben lassen
Verknüpfte Zeit-, Material- und Bautagebucheinträge bearbeiten
Anlegen
Eigenen bearbeiten
Rapporte von Anderen bearbeiten
Rapporte älter als sieben Tage bearbeiten
Eigene Rapporte unterschreiben lassen
Andere Rapporte unterschreiben lassen
Verknüpfte Zeit-, Material- und Bautagebucheinträge von eigenen Rapporten bearbeiten
Verknüpfte Zeit-, Material- und Bautagebucheinträge von anderen Rapporten bearbeiten
Anlegen
Rapporte bearbeiten
Rapporte unterschreiben lassen
Verknüpfte Zeit-, Material- und Bautagebucheinträge bearbeiten
Anlegen
Rapporte bearbeiten
Rapporte unterschreiben lassen
Verknüpfte Zeit-, Material- und Bautagebucheinträge bearbeiten
Datenbank
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Formulare
Sicherheitsformular anlegen
Eigene Sicherheitsformulare bearbeiten
Andere Sicherheitsformulare bearbeiten
Checkliste erstellen
Checkliste anlegen
Eigene Checklisten bearbeiten
Andere Checklisten bearbeiten
Sicherheitsformular anlegen
Eigene Sicherheitsformulare bearbeiten
Andere Sicherheitsformulare bearbeiten
Checkliste erstellen
Checkliste anlegen
Eigene Checklisten bearbeiten
Andere Checklisten bearbeiten
Sicherheitsformular anlegen
Eigene Sicherheitsformulare bearbeiten
Andere Sicherheitsformulare bearbeiten
Checkliste erstellen
Checkliste anlegen
Eigene Checklisten bearbeiten
Andere Checklisten bearbeiten
Sicherheitsformular anlegen
Eigene Sicherheitsformulare bearbeiten
Andere Sicherheitsformulare bearbeiten
Checkliste erstellen
Checkliste anlegen
Eigene Checklisten bearbeiten
Andere Checklisten bearbeiten

Arbeitszeiten verwalten


Sie können für Mitarbeiter Arbeitszeiten hinterlegen. Klicken Sie dafür auf und anschließend auf . Vergeben Sie der Arbeitszeit einen Namen. Anschließend müssen Sie einen Zeitraum angeben, indem die Arbeitszeit gültig ist. Über die Schaltfläche Jährlich, können Sie auswählen, ob diese Arbeitszeit sich jedes Jahr wiederholen soll. Dies ist z.B. gut für eine Standardarbeitszeit. Beispiele wären Winterarbeitszeit und Sommerarbeitszeit. Nicht wiederholende Arbeitszeiten wäre z.B. für Berufschule angebracht.
Wählen Sie danach die Arbeitszeit pro Tag aus und anschließend die Mitarbeiter, für die diese Arbeitszeit gelten soll.

Arbeitszeit hinzufügen: Maske für das Anlegen einer neuen Arbeitszeit.

Stundensätze verwalten


Sie können für Mitarbeiter Stundensätze hinterlegen. Dies funktioniert ähnlich wie das Anlegende Arbeitszeiten. Klicken Sie dafür auf und anschließend auf . Vergeben Sie dem Stundensatz einen Namen. Anschließend müssen Sie einen Zeitraum angeben, indem der Stundensatz gültig ist. Über die Schaltfläche Jährlich, können Sie auswählen, ob dieser Stundensatz sich jedes Jahr wiederholen soll. Sie können auswählen, ob für LV-Leistungen und Regie-Leistungen der gleiche Stundensatz gilt. Geben Sie den entsprechenden Stundensatz ein und wählen die Mitarbeiter aus, für die der Stundensatz gelten soll.

Stundensatz hinzufügen: Maske für das Anlegen eines neuen Stundensatzes.


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