Bedienung

Mitarbeiter


Alle Angestellten die selbst neue Zeit-, Material, Bautagebuch oder Formulareinträge erstellen können sollen, müssen zuvor als Mitarbeiter angelegt werden. Die Rechte der Mitarbeiter können mit der Rollenzuweisung eingeschränkt werden.

Navigation

Sie finden die Mitarbeiter unter Navigation → Einstellungen → Mitarbeiter.
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Schaltfläche Navigation. Wählen Sie anschließend die Option Einstellungen () aus. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeiter.

Felder

  • Name: Dieser Name dient als Kennung für den Mitarbeiter und wird bei dessen zugeordneten Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträgen angezeigt. Das muss kein echter Name sein, Sie können auch ein Pseudonym angeben.
  • E-Mail: Mit dieser E-Mail-Adresse logt sich der Mitarbeiter auf der Webseite oder in der mobilen App ein. Die E-Mail-Adresse können Sie nachträglich nicht ändern. Es muss sich um eine gültige E-Mail-Adresse handeln, auf die der anzulegende Mitarbeiter auch Zugriff hat. Um seinen Account zu bestätigen und um sein Passwort zu setzen, wird an diese Adresse mittels einer E-Mail ein Link verschickt, der vom Mitarbeiter geöffnet werden muss.
  • Position: Die Angabe der Position ist optional. Die Position wird auf Regie-Excelexporten angezeigt. Sie kann auf Wunsch im Zeitenmodul in der Zeitenübersichtstabelle eingeblendet werden.
  • Rolle: Mit der Rolle werden ausschließlich die Rechte des entsprechenden Mitarbeiters definiert. Es gibt fünf verschiedene Rollen. Es spricht prinzipiell nichts dagegen einem Auszubildenden die Rolle Vorarbeiter zu geben, wenn Sie möchten, dass dieser ebenfalls höher berechtigte Aktionen, wie z.B. Bautagebucheinträge erstellen, ausüben können soll. Untenstehend finden Sie eine Tabelle, die die Verrechtung der einzelnen Rollen beschreibt.
  • Status: Der Status ist standardmäßig auf Aktiv gesetzt. Ein Inaktiver Mitarbeiter kann sich weder auf der Webseite, noch in der App einloggen. Für inaktive Mitarbeiter können keine neuen Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträge erstellt werden. Alle bisher erstellten Einträge bleiben erhalten. Inaktive Mitarbeiter können reaktiviert werden.
  • Bemerkung: Sie können zu jedem Mitarbeiter eine individuelle Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkung ist nirgends sonst einsehbar.
  • Arbeitszeit pro Tag: Für jeden Mitarbeiter kann für jeden Wochentag eine Arbeitszeit festgelegt werden. Filtert man in der Zeitenübersicht nach nur einem Mitarbeiter wird immer die Gesamtzeit pro Tag in Klammner angezeigt zb. (8:30). Haben Sie eine Arbeitszeit angegeben, wird die Abweichung dieser Zeit zur Gesamtstundenzeit des Tages berechnet und bei einem Überschuss in grün und sonst in rot hervorgehoben (8:30 + 0:30), oder (8:30 - 1:30). Zudem wird die Differenz für die Woche berechnet und am letzten Wochentag angezeigt.

Mitarbeiter hinzufügen

Ihre Mitarbeiter können sich nicht selbst registrieren. Mitarbeiter müssen von Ihnen hinzugefügt werden. Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen. Geben Sie einen Namen für den Mitarbeiter an. Dieser wird überall in Digiholz für diesen Mitarbeiter angezeigt. Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an. Dies muss eine gültige E-Mail-Adresse sein, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat. Beim Anlegen des Mitarbeiters wird eine E-Mail an dessen Adresse geschickt mit einem Link. Mit diesem Link kann der neue Mitarbeiter sein Password festlegen und sich anschließend auf der Webseite und in der mobilen App für Android bzw. iOS einloggen. Dazu muss der Mitarbeiter den Link aufrufen. Es öffnet sich eine Digiholz Seite. Hier muss der Mitarbeiter die E-Mail-Adresse angeben mit der er den Link empfangen hat. Anschließend kann er sein Passwort vergeben. Jedem Mitarbeiter muss eine der fünf Rollen zugewiesen werden. Jede Rolle wird unterschiedlich verrechtet. Die Berechtigungen der verschiedenen Rollen können der untenstehenden Tabelle entnommen werden.

Probleme beim Anlegen des Mitarbeiters

Sollte der Mitarbeiter keine E-Mail bekommen haben kann der Mitarbeiter auch die Passwort vergessen Funktion verwenden. Befolgen Sie einfach die dort aufgeführten Schritte mit der E-Mail-Adresse, die Sie dem Mitarbeiter vergeben haben.

Mitarbeiter bearbeiten

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Mitarbeiter zu bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster, dass sich schon beim erstellen des Mitarbeiters geöffnet hat. Bearbeiten Sie die Angaben und klicken anschließend auf Speichern. Die E-Mail-Adresse kann nachträglich nicht geändert werden.

Mitarbeiter deaktivieren

Deaktivieren Sie einen Mitarbeiter (Status auf inaktiv), kann sich dieser Mitarbeiter nicht mehr auf der Webseite und nicht mehr in der mobilen App einloggen. Er kann somit keine neuen Einträge erstellen, bzw. bestehende bearbeiten. Inaktive Mitarbeiter können wieder aktiviert werden.

Mitarbeiter löschen

Klicken Sie auf dieses Symbol , um den Mitarbeiter zu löschen. Der Mitarbeiter kann sich anschließend nicht mehr auf der Webseite und nicht mehr in der mobilen App einloggen. Somit kann er keine neuen Einträge erstellen, bzw. Bestehende bearbeiten.
Dies kann nicht Rückgängig gemacht werden. Wenn Sie aus Versehen einen Mitarbeiter gelöscht haben, müssen Sie diesen als neuen Mitarbeiter anlegen. Die Zeit-, Bautagebuch- und Formulareinträge des gelöschten Mitarbeiters werden nicht automatisch mit dem neu angelegten Mitarbeiter verknüpft.

Berechtigungen

Rolle Zeiten Material Bautagebuch Datenbank Formulare Einstellungen
Inhaber / Bürokraft
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Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
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Einträge von anderen bearbeiten
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Für andere anlegen
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Andere Einträge bearbeiten
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Andere Einträge bearbeiten
Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
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Mitarbeiter verwalten
Kunden verwalten
Projekte verwalten
Leistungen verwalten
Vorarbeiter
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Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
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Einträge von anderen bearbeiten
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Einträge älter als sieben Tage bearbeiten
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Kunden verwalten
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Facharbeiter
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Auszubildender
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